księgi rachunkowe

księgi rachunkowe,

ekon. urządzenia księgowe stosowane w jednostkach prowadzących rachunkowość, służące do rejestracji operacji gospodarczych.

K.r. obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. W księgach rachunkowych rejestruje się wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym (obrotowym) na podstawie dowodów księgowych potwierdzających je. W Polsce przepisy ustawy o rachunkowości szczegółowo określają rodzaje i cechy dokumentów, które mogą być uznane za dowody księgowe. K.r. powinny być: prowadzone rzetelnie — tak, aby zapisy odzwierciedlały rzeczywisty stan operacji; bezbłędnie — tak, aby dane z dowodów księgowych zostały wprowadzone poprawnie i kompletnie; sprawdzane — tak, aby umożliwiały weryfikację poprawności zapisów i procedur obliczeniowych; prowadzone na bieżąco — tak, aby informacje pochodzące z ksiąg rachunkowych umożliwiały terminowe sporządzanie sprawozdań i deklaracji podatkowych obowiązujących daną jednostkę. K.r. otwiera się w dniu rozpoczęcia działalności i na początku każdego następnego roku obrotowego, a zamyka w dniu kończącym rok obrotowy. Przepisy określają także inne okoliczności wymagające otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych.

Na księgę rachunkową składają się: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów, inwentarz. Dziennik służy do rejestracji operacji gospodarczych w porządku chronologicznym, z zachowaniem kolejnej numeracji dokumentów i liczenia w sposób ciągły sumy zapisów (obrotów). Księga główna ujmuje operacje gospodarcze w porządku systematycznym, chronologicznie na kontach syntetycznych, do których ma zastosowanie zasada podwójnego zapisu, tzn. każda kwota operacji zapisana na jednej stronie konta musi odpowiadać kwotowo zapisom na przeciwstawnej stronie innego konta. Księga główna ujmuje wyłącznie operacje uprzednio lub jednocześnie zarejestrowane w dzienniku, dlatego pomiędzy tymi urządzeniami musi występować pełna zgodność obrotów. Księgi pomocnicze zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów tych kont księgi głównej, dla których ustalono obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej. Prowadzi się je w porządku systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami odpowiednich kont księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych operacje gospodarcze mogą być zamieszczane w jednostkach naturalnych. Obowiązuje wtedy zasada przeliczania ich pod koniec miesiąca na wartości pieniężne. Zestawienia sporządza się na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów dokonanych w księgach głównych i pomocniczych oraz w dzienniku. Główną funkcją tych zestawień jest kontrola kompletności i poprawności dokonanych zapisów, gdyż obroty księgi głównej powinny być zgodne z zapisami dziennika, a salda ksiąg pomocniczych z saldami odpowiednich kont księgi głównej. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą o rachunkowości. W pozostałych jednostkach funkcję inwentarza pełni zestawienie obrotów i sald księgi głównej i zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.

Kazimierz Baliński